A partir del 2 de diciembre de 2025, el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) comenzó a aplicar cambios en la gestión de las prestaciones por incapacidad temporal, la conocida “baja médica”. Según recoge el Boletín de Noticias RED 11/2025, publicado el 26 de noviembre, se busca hacer más transparente el cálculo de la prestación y facilitar a los médicos información precisa sobre el puesto de trabajo del empleado.
La Seguridad Social endurece la información del puesto de trabajo en las bajas por incapacidad temporal
Para lograr este objetivo, la administración se ha centrado en dos aspectos clave. Por un lado, exige que las empresas completen de forma correcta los campos “Puesto de trabajo” y “Descripción de funciones” cuando comuniquen una incapacidad temporal mediante el fichero FDI o el servicio “Incapacidad Temporal Online”. Por otro, introduce nuevos controles para evitar descripciones genéricas o poco útiles.
¿Trabajas en recursos humanos y usas el Sistema RED? Entonces este cambio te afecta de lleno. La Seguridad Social recuerda que, si estos datos no se rellenan de manera adecuada, los médicos no pueden valorar bien si la dolencia es compatible con las tareas habituales del trabajador, lo que dificulta la toma de decisiones ajustadas a la realidad.
A partir de diciembre, el campo “puesto de trabajo” deberá tener al menos cuatro caracteres y el de “descripción de funciones” un mínimo de quince. Además, el sistema rechazará la entrada de datos cuando se utilicen exclusivamente números o símbolos y devolverá un error automático. No vale rellenar el parte de cualquier manera.
Quienes no cumplan estas exigencias se arriesgan a una infracción administrativa. En consecuencia, las empresas tendrán que revisar sus procedimientos internos para asegurarse de que la información sobre el puesto de trabajo es concreta, suficiente y acorde con la realidad del empleado.
La Seguridad Social comunicará cada mes la base reguladora de incapacidad temporal a todas las empresas
La otra gran novedad afecta directamente al cálculo económico de la prestación. A partir de diciembre, la Seguridad Social enviará de forma automática la base reguladora de la incapacidad temporal a todas las empresas, con independencia de quién sea la entidad responsable del pago. Hasta ahora esta información solo se transmitía en supuestos limitados, pero desde la entrada en vigor del cambio se integrará en los campos 1195, 1196 y 1197 de los mensajes FIE.
Este envío se realizará una vez al mes, después de que la Tesorería General consolide las bases de cotización. Como resultado, se incrementará de forma notable el volumen de registros que recibirán las empresas, especialmente en torno a los días 12 o 13 de cada mes. Más información, más trabajo y, si todo va bien, menos dudas sobre el cálculo de la prestación.
Para visualizar rápidamente cómo se aplicarán estas novedades, puede ayudar el siguiente resumen:
| Aspecto del cambio | Cómo se aplicará en la práctica |
|---|---|
| Comunicación de la base reguladora | Envío automático mensual a las empresas mediante mensajes FIE, con integración en los campos 1195, 1196 y 1197 |
| Momento del envío de la información | Una vez al mes, tras la consolidación de las bases de cotización por la Tesorería General, previsiblemente alrededor del día 12 o 13 |
| Gestión de discrepancias en el cálculo | Apertura de consultas por parte de la empresa a través de la aplicación ACRASS para resolver conflictos sobre la base reguladora |
Cuando la empresa detecte diferencias entre la base reguladora calculada por sus propios sistemas y la comunicada por la Seguridad Social, podrá plantear una consulta específica mediante la aplicación ACRASS. El objetivo declarado es evitar dilaciones en el pago de las prestaciones por incapacidad temporal y agilizar la resolución de posibles conflictos.
La combinación de datos más detallados sobre el puesto de trabajo y el envío periódico de la base reguladora pretende que las bajas médicas sean más transparentes y que tanto empresas como trabajadores sepan a qué atenerse. Ahora tocará a cada organización adaptarse a tiempo para no recibir errores, ni sanciones, ni retrasos innecesarios.
