El Ministerio de Trabajo somete a audiencia pública el reglamento que hará digital el registro horario, con acceso remoto para la Inspección y representantes y anotación detallada por parte del trabajador. La norma podría entrar en vigor en los primeros meses de 2026, a la espera del informe de la AEPD.
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El Ministerio de Trabajo ha trasladado a audiencia pública el borrador del reglamento que cambia el control de la jornada laboral en las empresas. El sistema será digital, permitirá el acceso remoto a la Inspección de Trabajo y a la representación de los trabajadores, y será el empleado quien anote las entradas, salidas, pausas y el tipo de horas realizadas, incluyendo si las extraordinarias se cobran o se compensan con descansos.
Qué cambia en el registro horario digital y qué deberá anotar cada trabajador
El texto desarrolla la reforma ligada a la jornada de 37,5 horas y concreta que cada fichage deberá realizarse por la persona trabajadora “de forma libre, personal, directa e inmediata”. Además, se registrará si el trabajo se realiza de manera presencial o a distancia, incluso por horas.
¿Qué tendrás que anotar cada día a partir de 2026?
- Tipo de horas: si son ordinarias, complementarias o extraordinarias, y si las extra se pagarán o se compensarán con descanso.
- Hora y minuto de entrada y de salida del puesto.
- Pausas que no computen como tiempo de trabajo efectivo.
- Minutos de espera o de disponibilidad para la empresa.
- Interrupciones del derecho a la desconexión digital.
- Si el trabajo es presencial o a distancia y la duración de la jornada según contrato (completo o parcial).
Estas anotaciones no podrán condicionarse por la empresa y cualquier cambio exigirá la autorización del trabajador. Si hay discrepancias, se informará a la representación legal; si no hay acuerdo, el registro reflejará la modificación de la empresa y la oposición del empleado.
Cómo se registran las horas extraordinarias y si se pagan o se descansan
Una novedad importante es que, al marcar las horas extraordinarias, deberá constar si se remuneran o se compensan con tiempo de descanso. ¿Por qué? Para facilitar la labor de la Inspección de Trabajo: el Estatuto de los Trabajadores limita a 80 las horas extra anuales que pueden realizarse sin descanso en los cuatro meses siguientes. Con un registro claro y digital, el control será más ágil y objetivo.
Acceso remoto de la Inspección de Trabajo y garantías de protección de datos
El sistema deberá permitir el acceso “en cualquier momento y de forma inmediata”, tanto de forma remota como presencial en los centros de trabajo. La información tendrá que estar en formatos tratables, legibles y compatibles, y su tratamiento se someterá a la normativa de protección de datos.
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Las organizaciones empresariales alertan de posibles riesgos de seguridad, por lo que el Ministerio de Trabajo ha solicitado un informe a la Agencia Española de Protección de Datos, además de los que emitirán Economía, Transformación Digital y el Consejo de Estado.
Plazos previstos, formación obligatoria y elección de herramientas por las empresas
El borrador está en audiencia pública y prevé su aplicación en los primeros meses de 2026. No habrá una herramienta única impuesta: cada empresa podrá elegir siempre que cumpla los requisitos anteriores. Además, deberá garantizar una formación adecuada, suficiente y actualizada sobre el sistema; ese tiempo contará como trabajo efectivo y no podrá repercutirse coste alguno a la plantilla.
Hasta ahora el control podía llevarse en papel, por lo que algunos sistemas actuales podrían no cumplir. La memoria económica no prevé impacto relevante en competencia o mercado, aunque estima que podrían reforzarse los ingresos públicos por cotizaciones de horas extra antes fuera de control, en torno a 2,5 millones de euros.
