Desde el 1 de septiembre, la obligación alcanza a la incapacidad temporal y a comunicaciones sobre incapacidad permanente. El SMS o correo solo avisa de que el documento está disponible en la Sede Electrónica.
La Seguridad Social defendió el 9 de septiembre el nuevo sistema de notificaciones electrónicas, vigente desde el 1 de septiembre de 2026. Afecta a solicitantes o perceptores de incapacidad temporal y a comunicaciones sobre incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes. El Ministerio sostiene que mejora la eficiencia, seguridad y protección de los datos. La regulación incluye, además, excepciones y asistencia presencial para personas con dificultades de acceso digital.
El SMS o correo solo avisa y la notificación permanece en la Sede Electrónica
El mensaje que llega al móvil o al correo electrónico no constituye por sí mismo la notificación administrativa. Esta se produce cuando el interesado accede a su contenido en la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Si pasan diez días naturales desde su puesta a disposición sin acceder, se entiende rechazada. La ausencia del aviso informativo tampoco impide que la notificación electrónica sea válida.
Ese plazo de diez días no nació con la reforma de septiembre de 2026. Ya figuraba en la regulación de 2020, pero ahora alcanza a estos nuevos colectivos obligados. Los diez días son naturales y se refieren al acceso, no al plazo posterior para recurrir una resolución. La Sede registra las fechas de puesta a disposición, acceso o rechazo. Si una incidencia administrativa impide acceder durante más de doce horas, el cómputo se suspende temporalmente. Además, las notificaciones con datos de salud solo pueden abrirse con certificado electrónico o Cl@ve Permanente. El cambio en las notificaciones de las bajas médicas ya había sido anunciado tras publicarse la nueva orden.
Quién debe recibir estas comunicaciones electrónicas desde el 1 de septiembre
La Orden ISM/541/2026 amplió desde el 1 de septiembre de 2026 los colectivos obligados a utilizar este sistema. Incluye a quienes solicitan o perciben una prestación de incapacidad temporal. También afecta cuando la comunicación se refiere a incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes. La obligación ya existía para prestaciones como nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
Este cambio no significa que todas las comunicaciones hayan desaparecido del papel ni modifica por sí mismo la expedición de los partes médicos. Desde 2023 existe otro procedimiento para transmitir telemáticamente a las empresas los datos administrativos de baja, confirmación y alta. La reforma de 2026 regula las notificaciones y comunicaciones dirigidas al ciudadano en estos procedimientos. Esta distinción resulta relevante para trabajadores pendientes de una resolución tras más de 18 meses de baja.
Qué puede hacer una persona que no dispone de medios digitales
La regulación permite ofrecer asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social. Un funcionario puede ayudar al interesado a realizar válidamente el acceso a la Sede Electrónica. El preámbulo de la Orden ISM/541/2026 señala también que las oficinas del INSS permiten tramitar sin cita el certificado digital o Cl@ve Permanente. Esta posibilidad adquiere especial importancia cuando la comunicación contiene información médica.
La Seguridad Social añadió que mantiene atención presencial y apoyo telefónico frente a posibles problemas derivados de la brecha digital. Según explicó a Europa Press, dispone de asistencia telefónica de 9.00 a 20.00 horas de lunes a viernes no festivos. También trabaja en envíos postales con acuse de recibo cuando resulten necesarios. La propia orden autoriza medios no electrónicos si la entidad gestora carece de datos de contacto para enviar el aviso. El plazo de 10 días obliga a diferenciar especialmente entre el simple aviso y la notificación disponible en la Sede.
UGT cuestiona el sistema mientras Seguridad Social defiende su eficiencia
UGT pidió el 9 de septiembre la retirada del nuevo modelo y anunció su intención de impugnarlo. Su secretario general, Pepe Álvarez, lo calificó de “absolutamente inaceptable” y cuestionó las dificultades que puede generar para personas con menor acceso digital. También afirmó que el sindicato no había sido consultado sobre el cambio. La Seguridad Social sostuvo, por su parte, que el sistema llevaba meses preparándose y se había compartido con organizaciones sindicales en distintos foros.
El texto publicado en el BOE aporta otro elemento sobre ese punto. Su preámbulo señala que la orden se sometió a audiencia e información pública y a audiencia directa de organizaciones sindicales y empresariales representativas. La norma justifica la digitalización por la rapidez, seguridad jurídica y reducción de incidencias asociadas al correo postal. También menciona situaciones donde una demora postal prolonga el pago de la incapacidad temporal hasta notificarse una resolución. La regulación completa puede consultarse en la Orden ISM/541/2026 y en el servicio de notificaciones telemáticas de la Seguridad Social.
