La Ley 10/2021 obliga a formalizar el documento antes de iniciar el teletrabajo a distancia regular. El acuerdo debe recoger los gastos, el horario, el lugar elegido, los equipos necesarios y los sistemas de control, entre otras condiciones.
Las empresas que permitan teletrabajar de manera regular no pueden limitarse a alcanzar un pacto verbal con sus empleados. La normativa exige un acuerdo por escrito y su incumplimiento está considerado como una infracción grave, con sanciones económicas que pueden alcanzar los 7.500 euros.
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Cuándo es obligatorio firmar por escrito el acuerdo de teletrabajo
La Ley 10/2021 considera regular el trabajo a distancia cuando representa, durante un periodo de tres meses, al menos el 30% de la jornada. En los contratos de menor duración se aplica el porcentaje proporcional equivalente.
Cuando se supera este límite, la empresa y la persona trabajadora deben firmar un acuerdo de trabajo a distancia. Puede incluirse en el contrato inicial o formalizarse posteriormente, pero siempre antes de que comience esta modalidad laboral. El teletrabajo también debe ser voluntario para ambas partes.
La empresa tiene que entregar una copia del acuerdo y de sus actualizaciones a los representantes legales de los trabajadores en un plazo máximo de diez días. Posteriormente, deberá remitirse a la oficina de empleo. Cuando no exista representación legal, también será obligatorio preparar una copia básica y enviarla a dicha oficina.
Qué contenido mínimo debe recoger el acuerdo de trabajo a distancia
No basta con firmar un documento genérico que autorice a trabajar desde casa. El artículo 7 de la Ley de trabajo a distancia establece un contenido mínimo obligatorio, sin perjuicio de las condiciones adicionales que pueda fijar el convenio colectivo aplicable.
El acuerdo debe recoger:
- El inventario de los medios, equipos, herramientas, consumibles y mobiliario necesarios, junto con su vida útil o periodo de renovación.
- Los gastos derivados del teletrabajo, el sistema para calcular la compensación obligatoria y el momento y la forma de pago.
- El horario laboral, las reglas de disponibilidad y la distribución entre trabajo presencial y a distancia.
- El centro de trabajo al que queda adscrita la persona empleada y el lugar elegido para teletrabajar.
- Los plazos de preaviso para regresar al trabajo presencial y la duración del propio acuerdo.
- Los medios de control empresarial, el procedimiento ante problemas técnicos y las instrucciones sobre protección de datos y seguridad de la información.
Las modificaciones posteriores también requieren el acuerdo de ambas partes. Cualquier cambio en las condiciones, incluido el porcentaje de presencialidad, debe formalizarse por escrito antes de aplicarse.
Las multas por incumplir el acuerdo de teletrabajo llegan a 7.500 euros
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción grave no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia o hacerlo sin respetar los requisitos legales y convencionales establecidos.
Las multas oscilan entre 751 y 1.500 euros en su grado mínimo, entre 1.501 y 3.750 euros en el grado medio y entre 3.751 y 7.500 euros en el grado máximo. Por tanto, los 7.500 euros representan el límite superior de la sanción y no una cantidad que se imponga automáticamente en todos los casos.
Para determinar la cuantía se tienen en cuenta factores como la negligencia o intencionalidad de la empresa, el incumplimiento de advertencias anteriores, su cifra de negocios, el número de trabajadores afectados y el perjuicio causado. El acta de Inspección debe indicar los criterios utilizados para graduar la sanción.
La ausencia del documento, su firma fuera de plazo o la omisión de condiciones obligatorias pueden situar a la compañía en una posición de incumplimiento ante una actuación inspectora.
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